Il software OCR, Optical Character Recognition (riconoscimento ottico dei caratteri), richiede un dispositivo di scansione. Il testo della pagina viene scandito quindi copiato nel computer e considerato come un'immagine 'grafica'. Il software OCR verifica l'immagine confrontandola a un dizionario integrato per trovare le corrispondenze più vicine alle forme del carattere o della lettera. In seguito assegna, ad elevata velocità , il codice corrispondente del computer e continua l'operazione fino alla fine del testo.
L'OCR è disponibile in varie lingue e anche per dispositivi di piccole dimensioni collegati o separati dal computer.