Les logiciels OCR (reconnaissance optique de caractères) nécessitent un scanner ou un périphérique de lecture. Le texte d'une page est lu et envoyé à l'ordinateur. À ce stade, l'on dispose d'une image de la page. À toute vitesse, le logicielOCR compare ces images avec son dictionnaire intégré pour déterminer la forme de caractère la plus proche de la forme examinée. Puis il attribue alors aux formes de caractères ainsi reconnues les codes informatiques équivalant à ces caractères.
L'OCR est disponible pour plusieurs langues et est même disponible sur des portables connectés ou non à un ordinateur.